Grundlagen des Prozessdesigns

Prozessorientiertes Denken in Managementsystemen

• Was „prozessbasierte“ Steuerung in der Praxis bedeutet

• Typische Lücken: Dokumentation, die die reale Arbeit nicht formt

Prozesse mit klaren Abgrenzungen definieren

• Umfang, Auslöser, Eingaben, Ausgaben, Kunden, Schnittstellen

• Unterscheidung von Kern-, Management- und Unterstützungsprozessen (für Navigation und Verantwortung)

Flüsse, Rollen und Übergaben abbilden

• SIPOC als schnelle Überprüfung der Abgrenzungen und Schnittstellen

• Fluss- und Swimlane-Diagramme, die sich auf Entscheidungen, Übergaben und Ausnahmen konzentrieren

Kontrolle und Nachweise in den Prozess einbetten

• Wo Kontrollen hingehören: Prüfungen, Genehmigungen, Trennung, Validierungen, Abstimmungen

• Erforderliche Nachweise explizit machen, ohne übermäßige Dokumentation

Gestaltung für Benutzerfreundlichkeit

• Richtige Detailtiefe: wann ein Diagramm ausreicht vs. wann ein Verfahren erforderlich ist

• Varianten verwalten: standardisieren, Optionen zulassen oder für die Neugestaltung eskalieren

Prozesse mit Werkzeugen und Systemen in Einklang halten

• Prozesse entwerfen, die zu den tatsächlichen Systemfähigkeiten passen (z.B. Ticketing, ERP, CRM)

• „Dokumentiertes Prozessdrift“ verhindern, während sich Werkzeuge und Arbeitsabläufe weiterentwickeln

Eigentum, Governance und Änderungsmanagement für Prozesse

• Verantwortlichkeiten des Prozesseigentümers und Überprüfungsroutinen

• Praktisches Änderungsmanagement: Versionierung, Auswirkungen prüfen, Kommunikation, Rollout

Workshop (fallbasiert)

• Einen Prozess auswählen und Abgrenzungen definieren (SIPOC)

• Einen ausführbaren Fluss mit Rollen, Übergaben, Kontrollen und Nachweispunkten abbilden

• Benutzbarkeitsrisiken identifizieren (wo Umgehungen oder Schattenvarianten wahrscheinlich sind) und Wartungsmaßnahmen definieren