Trainingsmodul
Prozessdesign
Nutzbare Prozesse mit klaren Grenzen, Abläufen, Übergaben, Steuerungsmassnahmen & Nachweisen gestalten, dokumentieren und aktuell halten
Werden dokumentierte Prozesse bei Ihnen nicht konsistent umgesetzt?
Dieses Trainingsmodul zeigt, wie praktische Gestaltungsentscheidungen Prozesse klar, nutzbar und dauerhaft pflegbar machen – über einfache Prozesslandkarten hinaus hin zu tragfähigem dokumentiertem Prozessdesign.
Überblick
Worum es in diesem Modul geht
Viele Organisationen verfügen über dokumentierte Prozesse, im operativen Alltag wird jedoch oft mit informeller Abstimmung, Ausnahmen und nicht dokumentierten Varianten gearbeitet. Das führt zu uneinheitlichen Ergebnissen, unklaren Verantwortlichkeiten und Lücken in der Steuerung.
Dieses Trainingsmodul bietet eine strukturierte Methodik, um Prozesse klar, ausführbar und nachhaltig zu gestalten. Die Teilnehmenden lernen, präzise Prozessgrenzen zu definieren, Abläufe und Übergaben wirksam abzubilden und Steuerungsmassnahmen sowie die nötigen Nachweise direkt in die dokumentierte Prozessgestaltung einzubetten, damit die Dokumentation den Betrieb unterstützt, ohne unnötige Bürokratie zu erzeugen.
Zielgruppe
Für wen es gedacht ist
Wer ein Managementsystem einführt oder koordiniert
Führungskräfte und Bereichsleitungen, die für die Leistung des Managementsystems einstehen
Wer Prozesse, Politiken, Assets, Risiken und Steuerungsmassnahmen verantwortet
Auditoren, die Einblick in die Managementpraxis suchen und nicht in die Audittechnik
Beratende, die an Gestaltung, Governance oder Verbesserung von Managementsystemen arbeiten
EntscheidungshilfeIst dieses Modul für Sie das Richtige?
Es passt gut für Sie, wenn Sie…
für die Definition oder Verbesserung operativer Prozesse verantwortlich sind.
sich auf Annahmen oder informelles Wissen statt auf klare Prozesse stützen.
mit Übergaben, uneinheitlicher Ausführung oder Prozesslücken zu tun haben.
eine Prozessgestaltung brauchen, die Verantwortung, Steuerung und Audits unterstützt.
dokumentierte Prozesse möchten, die sich tatsächlich nutzen und pflegen lassen.
Es passt möglicherweise weniger gut für Sie, wenn Sie…
bereits klare, konsistent angewendete und regelmässig überprüfte Prozesse betreiben.
keinen Auftrag oder kein Interesse an der Gestaltung von Prozessen haben.
nur eine werkzeugspezifische Modellierungsschulung suchen.
eine durchgängige Neugestaltung von Prozessen statt der Grundlagen erwarten.
Was Sie mitbringen
Dieses Modul setzt eine allgemeine Vertrautheit mit Managementsystemkonzepten und der Organisation operativer Arbeit in Teams und Funktionen voraus. Detailkenntnisse auf Ebene einzelner Abschnitte sind nicht erforderlich.
Hilfreiche Vorkenntnisse sind:
Verständnis von Rollen, Verantwortlichkeiten und Übergaben in der Organisation
Vertrautheit mit grundlegenden Konzepten zu dokumentierter Information (Verfahren, Aufzeichnungen, Versionierung)
Agenda
Der Lehrstoff
7 Teile01Prozessgestaltung in Managementsystemen
Wie Prozessgestaltung Strategie, Tagesgeschäft, Steuerung und Verantwortung verbindet und warum schwaches Design und schwache Dokumentation oft erst bei Vorfällen oder in Audits sichtbare Lücken erzeugen
02Prozesse mit klaren Grenzen definieren
Wie Geltungsbereich, Auslöser, Eingaben und Ausgaben, Schnittstellen und Verantwortung so festgelegt werden, dass Zuständigkeiten klar bleiben und Überschneidungen oder blinde Flecken vermieden werden
03Abläufe, Rollen und Übergaben abbilden
Wie durchgängige Prozessabläufe so gestaltet werden, dass Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Abhängigkeiten und Übergaben klar und operativ nachvollziehbar sind
04Steuerung und Nachweise in den Prozess einbetten
Wie Steuerungsmassnahmen und erforderliche Nachweise direkt in die dokumentierten Prozessschritte integriert werden, statt Dokumentation und Kontrollen nachträglich über die Arbeit zu legen
05Auf Nutzbarkeit auslegen
Wie Prozesse so gestaltet werden, dass sie für die Personen, die sie tatsächlich ausführen, praktisch, verständlich und gut nutzbar sind und nicht nur theoretisch stimmig wirken
06Prozesse mit Tools und Systemen abstimmen
Wie die Prozessgestaltung mit IT-Systemen, Formularen und Werkzeugen abgestimmt wird, damit die tatsächliche Ausführung der dokumentierten Realität entspricht und nicht von Workarounds geprägt ist
07Prozessverantwortung, Governance und Änderungssteuerung
Wie klare Verantwortung und schlanke Governance festgelegt werden, damit dokumentierte Prozesse aktuell, wirksam und an die tatsächliche Arbeitsweise der Organisation angepasst bleiben
Ergebnisse
Lernergebnisse
01
Klare, durchgängige Prozesse mit expliziten Grenzen, Übergaben und Verantwortung gestalten
02
Steuerungsmassnahmen und erforderliche Nachweise direkt in Prozessschritte einbetten, ohne unnötige Bürokratie zu schaffen
03
Praktische Prozessverantwortung und schlanke Governance für Prozesse etablieren, damit dokumentierte Prozesse langfristig nutzbar und aktuell bleiben
Klare Prozessgrenzen definieren, einschliesslich Auslösern, Eingaben und Ausgaben, Schnittstellen und Verantwortung
Passgenaue Prozessdarstellungen erstellen, die Übergaben und Entscheidungen betonen
Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozessablauf so festlegen, dass Rechenschaftspflicht operativ klar ist
Den passenden Detaillierungsgrad der Prozessdokumentation für Nutzbarkeit und Wiederholbarkeit bestimmen
Prozessvarianten bewusst steuern
Eine schlanke Änderungssteuerung einrichten, damit die Dokumentation mit der operativen Realität abgestimmt bleibt
Unterlagen
Die Inhalte und die Beurteilung
Schriftliches Modul
Der vollständige Inhalt in Schriftform, in sich abgeschlossen. Zu Teilen davon werden Videos aufgezeichnet, als zweiter Weg durch den Stoff; das schriftliche Modul trägt immer alles.
Übungen
Bewertete Arbeit an den Registern der Fallorganisation selbst: strukturierte Antworten werden gegen den kodierten Fall geprüft, Freitextantworten gegen ein daran zurückgebundenes Bewertungsraster, und bei jedem bewerteten Element hat der Trainer das letzte Wort.
Zum Abschluss
Die bewerteten Übungen müssen bestanden sein, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Termine
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung von Prozessdesign geplant. Sagen Sie uns Bescheid, und wir melden uns, sobald die nächste öffnet. Oder wir sprechen über eine interne Durchführung.
Eckdaten
- Modul-ID
- HAM-AG-C-09
- Fachbereich
- Fachbereichsübergreifend
- Kompetenzbereiche
- Steuerungsmassnahmen · Governance
- Teil von Lehrgängen
- Managementsystem-Manager
Fallorganisation
Alle Module spielen im selben Unternehmen
Jedes Modul steigt an einem bestimmten Punkt in die Geschichte des Unternehmens ein und findet es so vor, wie diese Geschichte es hinterlassen hat.
Die Northstar Integrated Services AG ist eine Gruppe mit Sitz in Zürich, die in sechs europäischen Ländern tätig ist und Ende 2025 rund 1350 Mitarbeitende beschäftigte. Die Gruppe bietet regulierten Organisationen im Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor und in industriellen Dienstleistungen Plattformen für den digitalen Betrieb und betriebliche Managed Services an. Gegründet wurde sie 2008 als Anbieter von Vor-Ort-Dienstleistungen für Geschäftskunden. Das Unternehmen hatte rund fünfundzwanzig Mitarbeitende, als sein erster regulierter Kunde, eine Spitalgruppe, dokumentierte Entscheidungen, benannte Verantwortlichkeiten und Nachweise auf Anfrage verlangte. 2016 wechselte es ins Plattformgeschäft, und 2024 übernahm es ein operatives Geschäft in Polen und Tschechien, dessen Gesellschaft innerhalb der Gruppe fortbesteht.
Verknüpfte Register
Organisation und Personen, Rollen, Risiken, Ziele, Politiken, Dokumente und Aufzeichnungen, Kommunikation, Feststellungen, Audits und Überprüfungen, Anspruchsgruppen, Prozesse
Aufzeichnungen statt Zusammenfassungen
Die Nachweise liegen in den Registern und Dokumenten, in denen eine echte Organisation sie führen würde.
Eine Geschichte
Das Unternehmen hat eine Zeitachse ab 2008, sodass sich eine Struktur vor und nach einer Veränderung untersuchen lässt.
Mehr als eine Gesellschaft
Eine Schweizer Muttergesellschaft und eine zugekaufte Tochtergesellschaft in Polen und Tschechien, mit Kunden in mehreren Rechtsordnungen
Warum das zählt
Urteilsvermögen entwickelt sich an Material, das unvollständig und teilweise widersprüchlich ist, wie in der Praxis. Northstar ist bewusst so angelegt. Weil die Module an verschiedenen Punkten seiner Geschichte ansetzen, lässt sich eine Governance-Struktur verfolgen, während sie aufgebaut wird, wenn sie zu klein wird und wenn sie neu gebaut wird.
Durchführung & Termine
Wie dieses Modul zu Ihnen kommt
Live online durchgeführt, mit konzeptioneller Einordnung, Diskussion, Fallarbeit und direktem Austausch mit dem Trainer. Interne und auf Ihre Organisation zugeschnittene Durchführungen sind auf Anfrage möglich.
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung geplant. Die meisten Module laufen auch auf Anfrage und nicht nur nach öffentlichem Kalender. Sagen Sie uns, welcher Zeitraum Ihnen passt.
Sollen wir dieses Modul ansetzen?
Wir melden uns, sobald die nächste Durchführung angesetzt ist. Oder wir führen dieses Modul intern mit Ihrem eigenen Fallmaterial durch.
Unsicher, ob es das richtige Modul ist?
Beschreiben Sie Ihren Kontext in einer kurzen Nachricht, und wir antworten ehrlich.