Trainingsmodul
Dokumentierte Information auditieren
Dokumentierte Information auf Eignung, interne Konsistenz und Glaubwürdigkeit als Auditnachweis beurteilen
Prüfen Ihre Audits dokumentierte Informationen auf Nutzbarkeit oder nur auf Vorhandensein?
Viele Managementsysteme wirken auf dem Papier vollständig, scheitern aber, wenn Entscheidungen, Steuerungsmassnahmen und Aufzeichnungen nicht zusammenpassen. Dieses Modul zeigt, wie Sie prüfen, ob dokumentierte Information nutzbar, konsistent und als Auditnachweis verlässlich ist.
Überblick
Worum es in diesem Modul geht
Dokumentierte Information legt oft die Absicht fest, unterstützt die Wirkung von Steuerungsmassnahmen und liefert Auditnachweise. Eine falsche Sicherheit entsteht, wenn Politiken, Verfahren und Aufzeichnungen vollständig erscheinen, aber nicht zur gelebten Praxis passen oder nicht als glaubwürdige Nachweise taugen.
Dieses Modul entwickelt die Fähigkeit, über ISO-Managementsystemnormen hinweg zu auditieren, ob dokumentierte Information nutzbar, intern stimmig und als Auditnachweis verlässlich ist.
Zielgruppe
Für wen es gedacht ist
Wer ein Managementsystem einführt oder koordiniert
Führungskräfte und Bereichsleitungen, die für die Leistung des Managementsystems einstehen
Wer Prozesse, Politiken, Assets, Risiken und Steuerungsmassnahmen verantwortet
Auditoren, die Einblick in die Managementpraxis suchen und nicht in die Audittechnik
Beratende, die an Gestaltung, Governance oder Verbesserung von Managementsystemen arbeiten
EntscheidungshilfeIst dieses Modul für Sie das Richtige?
Es passt gut für Sie, wenn Sie…
beurteilen wollen, ob dokumentierte Information als Steuerung und Nachweis nutzbar ist.
die Stimmigkeit zwischen Politiken, Verfahren, Aufzeichnungen und gelebter Praxis bewerten müssen.
die Glaubwürdigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit von Dokumenten auditieren wollen.
Dokumente nicht nur auf formale Vollständigkeit oder ihr Vorhandensein hin beurteilen möchten.
Ihre Auditschlussfolgerungen zur tatsächlichen Funktionsweise des Systems stärken möchten.
Es passt möglicherweise weniger gut für Sie, wenn Sie…
Dokumentationsrahmen entwerfen, strukturieren oder standardisieren möchten.
Orientierung zu Werkzeugen oder Vorlagen für die Dokumentensteuerung suchen.
sich primär auf das Überarbeiten, Vereinfachen oder Pflegen von Dokumentation konzentrieren.
dokumentierte Information nicht als Nachweis innerhalb eines Managementsystems auditieren wollen.
Was Sie mitbringen
Dieses Modul setzt voraus, dass die Teilnehmenden grundlegende Audittätigkeiten ausführen und auf Basis von Nachweisen urteilen können.
Hilfreiche Vorkenntnisse sind:
Allgemeines Verständnis von Managementsystemen und Organisationsstrukturen
Fähigkeit, Nachweiswege über operative Nachweisquellen hinweg zu verfolgen
Grundlegende Vertrautheit mit der Dokumentation von Managementsystemen
Agenda
Der Lehrstoff
6 Teile01Grundlagen dokumentierter Information in Managementsystemen
Wie dokumentierte Information die Absicht festlegt, Steuerung unterstützt, Kommunikation ermöglicht und über Managementsystemprozesse hinweg Nachweise liefert
02Wie wirksames Auditieren dokumentierter Information aussieht
Wie Auditoren Nutzbarkeit, Anwendbarkeit, Stimmigkeit und Nachweiswert beurteilen, jenseits von Vorhandensein oder formaler Konformität
03Vollständigkeit oder Abdeckung prüfen
Wie sich beurteilen lässt, ob dokumentierte Information relevante Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Änderungen und ausgelagerte Arbeiten im Geltungsbereich abdeckt
04Den Auditnachweispfad aufbauen
Wie sich Nachweise von der Politik und dem Verfahren über Aufzeichnungen, Interviews und gelebte Praxis hinweg zurückverfolgen lassen, um zu prüfen, ob die dokumentierte Absicht der Realität entspricht
05Schwachstellen und Signale falscher Sicherheit erkennen
Wie Auditoren Papiersysteme, verwaiste Dokumente, ungenutzte Verfahren, nachträglich ergänzte Aufzeichnungen, Vorlagenkonformität und unkontrollierte lokale Umgehungslösungen erkennen
06Glaubwürdigkeit oder Wirksamkeit beurteilen
Wie Auditoren Widersprüche, Lücken und Muster in dokumentierter Information interpretieren, um einzelne Mängel von systemischen Schwächen zu unterscheiden
Ergebnisse
Lernergebnisse
01
Beurteilen, ob dokumentierte Information als Orientierung und Auditnachweis nutzbar ist und nicht nur vorhanden oder formatiert
02
Stimmigkeitsprüfung zwischen Politiken, Verfahren, Aufzeichnungen und gelebter Praxis mit strukturierter Stichprobe
03
Beurteilen, ob dokumentierte Information Aussagen zur Systemfunktion glaubwürdig stützt
Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit von Aufzeichnungen als Nachweis für die Systemfunktion beurteilen
Typische Muster eines Papiersystems erkennen, wenn Dokumentation vorhanden ist, die Praxis aber abweicht
Aussagekräftige Stichprobenziele beim Auditieren dokumentierter Information auswählen
Belastbare Auditschlussfolgerungen zur Angemessenheit und Glaubwürdigkeit dokumentierter Information formulieren
Unterlagen
Die Inhalte und die Beurteilung
Schriftliches Modul
Der vollständige Inhalt in Schriftform, in sich abgeschlossen. Zu Teilen davon werden Videos aufgezeichnet, als zweiter Weg durch den Stoff; das schriftliche Modul trägt immer alles.
Übungen
Bewertete Arbeit an den Registern der Fallorganisation selbst: strukturierte Antworten werden gegen den kodierten Fall geprüft, Freitextantworten gegen ein daran zurückgebundenes Bewertungsraster, und bei jedem bewerteten Element hat der Trainer das letzte Wort.
Zum Abschluss
Die bewerteten Übungen müssen bestanden sein, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Termine
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung von Dokumentierte Information auditieren geplant. Sagen Sie uns Bescheid, und wir melden uns, sobald die nächste öffnet. Oder wir sprechen über eine interne Durchführung.
Eckdaten
- Modul-ID
- HAM-AG-A-04
- Fachbereich
- Fachbereichsübergreifend
- Kompetenzbereiche
- Assurance · Steuerungsmassnahmen
- Teil von Lehrgängen
- Managementsystem-Auditor
Fallorganisation
Alle Module spielen im selben Unternehmen
Jedes Modul steigt an einem bestimmten Punkt in die Geschichte des Unternehmens ein und findet es so vor, wie diese Geschichte es hinterlassen hat.
Die Northstar Integrated Services AG ist eine Gruppe mit Sitz in Zürich, die in sechs europäischen Ländern tätig ist und Ende 2025 rund 1350 Mitarbeitende beschäftigte. Die Gruppe bietet regulierten Organisationen im Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor und in industriellen Dienstleistungen Plattformen für den digitalen Betrieb und betriebliche Managed Services an. Gegründet wurde sie 2008 als Anbieter von Vor-Ort-Dienstleistungen für Geschäftskunden. Das Unternehmen hatte rund fünfundzwanzig Mitarbeitende, als sein erster regulierter Kunde, eine Spitalgruppe, dokumentierte Entscheidungen, benannte Verantwortlichkeiten und Nachweise auf Anfrage verlangte. 2016 wechselte es ins Plattformgeschäft, und 2024 übernahm es ein operatives Geschäft in Polen und Tschechien, dessen Gesellschaft innerhalb der Gruppe fortbesteht.
Verknüpfte Register
Organisation und Personen, Rollen, Risiken, Ziele, Politiken, Dokumente und Aufzeichnungen, Kommunikation, Feststellungen, Audits und Überprüfungen, Anspruchsgruppen, Prozesse
Aufzeichnungen statt Zusammenfassungen
Die Nachweise liegen in den Registern und Dokumenten, in denen eine echte Organisation sie führen würde.
Eine Geschichte
Das Unternehmen hat eine Zeitachse ab 2008, sodass sich eine Struktur vor und nach einer Veränderung untersuchen lässt.
Mehr als eine Gesellschaft
Eine Schweizer Muttergesellschaft und eine zugekaufte Tochtergesellschaft in Polen und Tschechien, mit Kunden in mehreren Rechtsordnungen
Warum das zählt
Urteilsvermögen entwickelt sich an Material, das unvollständig und teilweise widersprüchlich ist, wie in der Praxis. Northstar ist bewusst so angelegt. Weil die Module an verschiedenen Punkten seiner Geschichte ansetzen, lässt sich eine Governance-Struktur verfolgen, während sie aufgebaut wird, wenn sie zu klein wird und wenn sie neu gebaut wird.
Durchführung & Termine
Wie dieses Modul zu Ihnen kommt
Live online durchgeführt, mit konzeptioneller Einordnung, Diskussion, Fallarbeit und direktem Austausch mit dem Trainer. Interne und auf Ihre Organisation zugeschnittene Durchführungen sind auf Anfrage möglich.
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung geplant. Die meisten Module laufen auch auf Anfrage und nicht nur nach öffentlichem Kalender. Sagen Sie uns, welcher Zeitraum Ihnen passt.
Sollen wir dieses Modul ansetzen?
Wir melden uns, sobald die nächste Durchführung angesetzt ist. Oder wir führen dieses Modul intern mit Ihrem eigenen Fallmaterial durch.
Unsicher, ob es das richtige Modul ist?
Beschreiben Sie Ihren Kontext in einer kurzen Nachricht, und wir antworten ehrlich.